Le coût d'un logiciel de location varie entre 0 et quelques centaines d'euros par mois, et cet écart tient principalement au modèle tarifaire, et non à la qualité. Cet article compare ces trois modèles, présente les tarifs pratiqués par huit fournisseurs (vérifiés le 8 octobre 2026) et indique les coûts qui n’apparaissent qu’une fois que vous êtes client. Rédigé par une personne qui dirige une entreprise de location et qui a payé des logiciels pendant des années.
En résumé
- Il existe trois modèles de tarification : un forfait mensuel fixe, un tarif par utilisateur ou par module, ou un pourcentage de votre chiffre d'affaires.
- Pour une petite entreprise de location moyenne (25 produits, 30 réservations par mois, 2 utilisateurs, sa propre boutique en ligne), les tarifs de ces mêmes éditeurs vont de 20 à bien plus de 350 euros par mois.
- Les coûts cachés se trouvent dans les options, les utilisateurs supplémentaires, les frais de mise en service, les frais de paiement et les contrats annuels.
- Une seule double réservation évitée ou une commande supplémentaire par mois suffit à rentabiliser un abonnement de 20 euros.
Sommaire
- Qu'est-ce qu'un logiciel de location et à quoi sert-il ?
- Les trois modèles de tarification
- Combien cela coûte-t-il chez huit éditeurs ? Un scénario
- Les coûts que vous avez tendance à négliger
- De quelles fonctionnalités avez-vous réellement besoin ?
- Que vous rapporte un logiciel de location ?
- Comment comparer des fournisseurs en un après-midi
- FAQ
Qu'est-ce qu'un logiciel de location et à quoi sert-il ?
Un logiciel de location est un système qui permet de suivre vos produits, vos stocks et vos réservations, et qui offre à vos clients la possibilité de réserver et de payer eux-mêmes. La différence avec une boutique en ligne classique réside dans la notion de temps : un article de location n’est ni « en stock » ni « en rupture de stock », il est disponible ou réservé pour une période donnée. Un bon logiciel de location doit donc au minimum prendre en charge :
- la disponibilité par date, avec un temps tampon pour le nettoyage et le transport ;
- un tarif de location à l'heure, à la journée, au week-end ou à la semaine ;
- réservation et paiement en ligne par le client ;
- e-mails automatiques de confirmation, de facturation et d'information sur le statut ;
- un aperçu des commandes ou un calendrier pour vous et votre équipe.
À cela s'ajoutent des fonctionnalités dont toutes les entreprises de location n'ont pas nécessairement besoin, telles que les cautions, les devis, la lecture de codes-barres, la planification des transports, la gestion de plusieurs sites ou l'intégration comptable. C'est précisément de là que provient la différence de prix.
Les trois modèles de tarification
1. Forfait mensuel
Vous payez un montant unique, quel que soit le volume de vos locations. C'est prévisible et facile à intégrer dans votre budget. Vérifiez si le tarif « fixe » est réellement fixe : chez de nombreux fournisseurs, la boutique en ligne, l'application ou les utilisateurs supplémentaires constituent des options facturées en sus du prix de base.
2. Par utilisateur ou par module
Un forfait de base plus un montant par employé qui planifie ou facture, et parfois par module (stock, devis, scan de codes-barres). Cela convient bien aux entreprises avec une grande équipe et des besoins spécifiques, mais le prix grimpe vite dès qu'un deuxième ou un troisième collègue a besoin d'un accès.
3. Commission ou pourcentage du chiffre d'affaires
Pas d'abonnement mensuel, ou un abonnement modeste, mais un pourcentage sur chaque réservation, souvent de 1,5 à 7,5 %. Intéressant quand vous débutez et que votre chiffre d'affaires est faible. Dès que l'activité décolle, vous payez plus qu'avec un forfait fixe.
Exemple chiffré avec 3 000 euros de chiffre d'affaires de location par mois (par exemple 30 réservations de 100 euros) :
| Modèle | Coût mensuel | Par an |
|---|---|---|
| Forfait fixe de 20 euros | 20 euros | 240 euros |
| Forfait de base : 39 euros + 23 euros par utilisateur (1 utilisateur) | 62 euros | 744 euros |
| Commission de 4 % | 120 euros | 1 440 euros |
Si votre chiffre d'affaires double, une commission double aussi votre facture de logiciel. Un forfait fixe, lui, ne bouge pas.
Combien cela coûte-t-il chez huit éditeurs ? Un scénario
Les prix de base ne sont pas très révélateurs : chez un prestataire, tout est compris ; chez un autre, la boutique en ligne, un deuxième utilisateur ou les paiements en ligne sont facturés en supplément. Nous avons donc harmonisé tous ces éléments pour établir un scénario type, celui d'une petite entreprise de location moyenne :
- 25 produits, 30 réservations par mois, environ 3 000 euros de chiffre d'affaires de location ;
- 2 personnes chargées de la gestion des réservations (vous et un collègue) ;
- votre propre boutique en ligne où les clients peuvent réserver et payer en ligne.
Montants mensuels, hors TVA et hors frais de transaction de votre prestataire de paiement (que vous payez systématiquement). Source : pages tarifaires des fournisseurs, consultées le 8 octobre 2026 ; les frais ponctuels sont indiqués séparément.
| Fournisseur | Par mois, dans ce scénario | Détail du calcul |
|---|---|---|
| Be-Bookable | 19,99 euros (offre promotionnelle valable jusqu'au 31 décembre 2026, puis 39,99) | Un prix tout compris : boutique en ligne, 2 utilisateurs, paiements en ligne, factures. Les 100 premières commandes sont gratuites, sans commission ni frais d'installation. |
| Booqable | environ 98 (80 en cas de paiement annuel) | Formule Grow à 87, car Start ne compte qu'un utilisateur. S'y ajoutent des frais de plateforme de 0,35 % sur les paiements via Mollie (environ 10,50 pour 3 000 de chiffre d'affaires). Page de réservation ou plugin WordPress gratuits ; application mobile et scan non comptés. Facturation en dollars ou en euros selon votre pays. |
| Rentman | 85 euros, 114 euros avec boutique en ligne | La plateforme coûte 39 euros, auxquels s'ajoutent 2 utilisateurs avancés dans l'offre de location (2 × 23 euros). Une boutique en ligne permettant de réserver n'est pas incluse ; le plugin WooCommerce d'un partenaire coûte 29 euros par mois et génère des demandes de réservation, mais pas de réservations directes. |
| SAM Rental | 155 euros | Forfait de base de 60 euros (3 utilisateurs), plus le module « boutique en ligne » à 75 euros dans le cadre d'un contrat annuel, ainsi que Facturatie+ à 20 euros pour les paiements en ligne. |
| Dotrental | 120 euros, plus 250 euros de frais uniques | Formule Flex : commission de 4 % sur 3 000 euros de chiffre d'affaires ; site web inclus. La formule forfaitaire Vast 2 (jusqu'à 65 réservations) s'élèverait à 129 euros. Frais d'installation : 250 euros. |
| RentVisie | à partir de 349 euros, hors options et frais de mise en œuvre | Édition standard (25 articles, 2 utilisateurs) ; la réservation en ligne sur votre propre site et les frais d'utilisation sont facturés en sus. Destinée à la location de véhicules. |
| Rentpro et MCS | sur demande | Offres sur mesure avec devis et mise en œuvre ; pas de tarifs publics ni d'essai gratuit. |
| SimplyBook.me | ne convient pas | Outil de prise de rendez-vous sans gestion des stocks ni des périodes de location ; la formule gratuite est limitée à 50 réservations et ne permet pas de gérer 25 produits avec leurs quantités. |
Changez le scénario et le résultat change. Avec un seul utilisateur et sans votre propre boutique en ligne, Booqable Start revient à 35 euros et Rentman à 62 euros ; à 6 000 euros de chiffre d'affaires, la commission de Dotrental double et passe à 240 euros, tandis que les forfaits fixes restent identiques. Vous voulez comparer deux éditeurs fonctionnalité par fonctionnalité ? Les pages de comparaison présentent huit comparaisons détaillées avec Be-Bookable, avec une liste honnête de ce que nous ne savons pas faire.
Les coûts que vous avez tendance à négliger
- Extensions et modules. Un site web, une application, la lecture de codes-barres ou un emplacement supplémentaire : ces options constituent des lignes distinctes dont le coût varie de 9 à 37 euros par mois. N'oubliez pas de les prendre en compte avant de comparer les forfaits.
- Utilisateurs supplémentaires. Avec un logiciel facturé par utilisateur, un deuxième planificateur coûte entre 23 et 45 euros supplémentaires par mois. Renseignez-vous pour savoir ce qu'est exactement un « utilisateur » ; le personnel opérationnel est parfois exempté de frais.
- Mise en place et mise en œuvre. De 250 euros à plusieurs milliers d'euros pour les formules sur mesure, auxquelles s'ajoutent des formations payantes.
- Frais de paiement. Votre prestataire de paiement (Mollie, Stripe) facture des frais par transaction, quel que soit l'éditeur. Certaines plateformes ajoutent leur propre pourcentage par-dessus.
- Site web et hébergement. Obtenez-vous une boutique en ligne hébergée, ou devez-vous créer et héberger un site vous-même ? Un widget sur votre site actuel vous évite un deuxième site web.
- Intégrations. Les liaisons avec la comptabilité sont souvent un module payant ou réservées à une formule plus chère ; un export pour votre comptable suffit parfois.
- Durée du contrat. Les contrats annuels offrent une réduction, mais vous engagent à long terme ; vérifiez le délai de préavis et ce qu'il advient de vos données lorsque vous résiliez votre contrat.
- Votre propre temps. Une solution dont la mise en œuvre nécessite entre six et dix semaines vous coûtera plusieurs heures de travail ou les services d'un consultant. Pour une petite entreprise de location, un système qui peut être mis en place en un après-midi constitue souvent l'option la plus économique.
De quelles fonctionnalités avez-vous réellement besoin ?
Ne payez pas pour ce que vous n'utiliserez pas. Pour la plupart des petites et moyennes entreprises de location, c'est là l'essentiel :
- disponibilité par date avec un temps tampon entre les réservations;
- tarifs à l'heure, à la journée, au week-end ou à la semaine, selon la durée de location que vous choisissez ;
- paiement en ligne lors de la réservation ;
- confirmation automatique, facture et e-mails de statut ;
- des accessoires en option et le choix entre retrait, livraison ou expédition ;
- des membres d'équipe avec leurs propres droits ;
- un fichier d'exportation destiné à votre comptabilité.
Des fonctionnalités appréciables, mais qui ne conviennent pas à tout le monde : cautions, devis, lecture de codes-barres, planification des transports, gestion de plusieurs sites, interface avec la comptabilité. Si une fonctionnalité figure sur votre liste de souhaits sans pour autant vous faire perdre un client aujourd’hui, classez-la dans la catégorie « plus tard ».
Que vous rapporte un logiciel de location ?
Mettez ce coût en regard de ce que vous coûtent aujourd'hui le travail manuel et les réservations manquées. Exemple pour une entreprise de location qui travaille encore avec le téléphone, les messages et un tableur :
| Article | Exemple chiffré sur un an |
|---|---|
| Admin | 2 heures par semaine pour confirmer, facturer et mettre à jour le calendrier = 100 heures, à 30 euros de l'heure : 3 000 euros |
| Doubles réservations | Une double réservation par saison : une commande perdue de 150 euros et un client mécontent |
| Absences sans préavis | Le paiement à la réservation permet d'éviter 2 à 3 absences sans préavis par an : 300 à 450 euros |
| Réservations en dehors des heures d'ouverture | Les clients qui souhaitent réserver en soirée et qui ne rappellent pas : une commande supplémentaire par mois représente déjà 1 200 euros |
| Logiciels | 240 à 480 euros avec un forfait fixe de 20 à 40 euros par mois |
Ces chiffres sont donnés à titre d'exemple et ne constituent pas une promesse. Cependant, la proportion est la même chez la plupart des entreprises de location : l'abonnement est le poste le moins onéreux de cette liste.
Comment comparer des fournisseurs en un après-midi
- Calculez le prix total pour 12 mois en fonction du nombre de commandes, d'utilisateurs et des modules complémentaires dont vous avez réellement besoin. Comparez ce montant, et non le prix d'entrée de gamme.
- Demandez ce qui n'est pas inclus. Site web, application, paiements, intégrations, assistance téléphonique.
- Testez avec de vrais produits. Au cours d'un test, mettez trois produits en ligne et effectuez vous-même une réservation en tant que client, depuis votre téléphone.
- Vérifiez la sortie. Délai de préavis, exportation des clients et des commandes, qu'advient-il de l'URL de votre boutique en ligne ?
- Jetez un œil à votre propre site. Pouvez-vous intégrer le module de réservation à votre site web actuel, ou devez-vous migrer vers la plateforme du fournisseur ?
- Lisez les avis pour les critiques, pas pour les étoiles. « Chaque fonctionnalité est payante en plus » ou « courbe d'apprentissage abrupte » en dit plus qu'une moyenne de 4,6.
Liste de contrôle : calcul du coût total
- Prix d'entrée mensuel, payable mensuellement ou annuellement
- Total des modules complémentaires nécessaires (site web, application, scan, sites)
- Nombre d'utilisateurs devant effectuer des opérations de planification ou de facturation, multiplié par le prix par utilisateur
- Coûts de mise en place, de mise en œuvre et de formation
- Commission ou frais de plateforme par réservation ou par paiement
- Frais de transaction de votre prestataire de paiement (chez tous les éditeurs)
- Frais liés au site web ou à l'hébergement, s'ils ne sont pas inclus
- Durée du contrat, délai de préavis et coût de vos données lorsque vous résiliez votre contrat
Foire aux questions sur les coûts des logiciels de location
Combien coûte en moyenne un logiciel de location ?
Pour une petite entreprise de location, un abonnement coûte généralement entre 20 et 100 euros par mois. Les logiciels facturés par utilisateur ou par module atteignent rapidement 100 à 300 euros pour une équipe de trois personnes. Les formules sur mesure destinées aux grandes entreprises de location commencent à environ 300 euros par mois, auxquels s'ajoutent les frais de mise en place.
Les logiciels de location gratuits constituent-ils une bonne option ?
Les formules gratuites se déclinent en deux variantes : limitées (jusqu'à un certain nombre de réservations ou un seul utilisateur) ou à la commission (un pourcentage par réservation). Les deux conviennent très bien pour débuter. N'oubliez pas de calculer à partir de quel moment votre chiffre d'affaires sera suffisamment important pour qu'un forfait fixe s'avère plus avantageux.
Qu'est-ce qui est préférable : une commission ou un forfait fixe ?
La commission revient moins cher tant que votre chiffre d'affaires est faible, le forfait fixe dès que vous louez régulièrement. Avec une commission de 4 %, le seuil de rentabilité d'un abonnement de 20 euros est déjà atteint à 500 euros de chiffre d'affaires par mois.
Quels coûts s'ajoutent à l'abonnement ?
En règle générale : les frais de transaction de votre prestataire de paiement, éventuellement des options supplémentaires telles qu'un site web ou une application, des utilisateurs supplémentaires, des frais d'installation et, chez certains prestataires, des frais de plateforme par paiement. Demandez toujours le prix total correspondant à votre situation.
Combien coûte Booqable ?
Booqable facture par mois 35 pour Start, 87 pour Grow et 187 pour Scale (29, 69 et 149 en paiement annuel), en dollars ou en euros selon votre pays. Le créateur de site web, l'application mobile et la lecture de codes-barres sont des options payantes. Vérifié le 8 octobre 2026 ; voir la comparaison avec Be-Bookable.
Combien coûte Be-Bookable ?
Vos 100 premières commandes sont gratuites. Ensuite, vous payez 19,99 euros par mois (offre promotionnelle valable jusqu'au 31 décembre 2026, tarif normal : 39,99) ou 199 euros par an, hors TVA. Tout est compris : il n'y a ni commission ni frais d'installation. Vous ne payez que vos propres frais de transaction Mollie.
Puis-je passer à un autre logiciel par la suite ?
Oui, à condition que vous puissiez exporter vos produits, vos clients et vos commandes. Renseignez-vous à ce sujet dès le départ et faites attention aux contrats annuels et aux délais de préavis. Conservez toujours votre propre copie des données relatives aux produits et aux clients.
Sources
Tarifs issus de booqable.com/pricing, rentman.io/pricing, samrental.nl/prijzen, rentvisie.com/nl/pricing, simplybook.me/en/pricing et de la page tarifaire de Dotrental, vérifiés le 8 octobre 2026. Be-Bookable : be-bookable.com/pricing, le 14 octobre 2026. Rentpro et MCS ne publient pas leurs tarifs.
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