Gestion des locations : passer d'Excel à un logiciel de location en cinq étapes

La plupart des entreprises de location commencent par gérer leurs opérations dans Excel ou Google Sheets : un onglet pour les produits, un autre pour les réservations, un dossier pour les factures. Cela fonctionne… jusqu’à ce que cela ne fonctionne plus. Cet article vous explique ce que doit comprendre la gestion d’une entreprise de location, jusqu’où un tableur peut vous mener, les signes indiquant que vous avez dépassé ses limites et comment passer à une autre solution en cinq étapes sans perdre vos réservations en cours. Rédigé par une personne qui a géré sa propre entreprise de location à l’aide d’un tableur pendant des années.

Que comprend la gestion des locations ?

Que vous louiez des tentes de réception, des vélos ou des appareils photo, votre gestion s'articule autour de cinq listes qui se réfèrent les unes aux autres :

• Produits et stocks. Ce que vous louez, le nombre d'unités dont vous disposez, le prix à l'heure, à la journée ou à la semaine, ainsi que l'état de chaque article.
• Réservations par date. Qui loue quoi, de quand à quand, en tenant compte du temps nécessaire pour nettoyer ou transporter un article avant qu'il ne puisse être loué à nouveau.
• Clients. Coordonnées, adresse, réservations précédentes et arrangements convenus.
• Paiements et factures. Ce qui a été payé, ce qui reste à régler, à quelle réservation correspond chaque facture, ainsi que la TVA qui s'y rapporte.
• Entretien et dommages. Quand un article a été contrôlé ou réparé, et quels dommages un client a signalés.

Le problème avec un tableur, ce n’est pas que vous ne puissiez pas créer ces listes. Le problème, c’est qu’elles sont isolées les unes des autres : une réservation ne réduit pas automatiquement le stock disponible à cette date, et un paiement ne met pas à jour le statut de la facture. C’est vous qui faites le lien, et vous êtes très occupé.

Jusqu'où Excel vous permet-il d'aller ?

Bien plus que vous ne le pensez, à condition de bien l'organiser. Un système de gestion des locations fonctionnel sous Excel ou Google Sheets doit comporter :

• un onglet par liste (produits, réservations, clients, factures), avec un numéro de produit et un numéro de client dans la liste des réservations à la place des noms ;
• une date de début et une date de fin par réservation, plus une colonne pour le lendemain, comme temps de nettoyage ou de trajet ;
• une mise en forme conditionnelle qui colore une ligne en rouge lorsque le même produit apparaît deux fois au cours d'une même période ;
• une numérotation fixe des factures et une colonne « Date de paiement » ;
• une sauvegarde hebdomadaire sur un support autre que votre ordinateur portable.

Une feuille de ce type convient parfaitement à un débutant qui propose une poignée de produits et enregistre quelques réservations par semaine. Vous ne payez rien, vous savez exactement ce qu’elle contient et vous pouvez modifier tout ce que vous voulez. Si vous travaillez encore sous Excel, vous ne faites rien de mal. La seule question est de savoir à partir de quand sa gestion prend plus de temps qu’elle n’en fait gagner.

Cinq signes qu'Excel ne vous suffit plus

• Vous avez eu une double réservation. Une fois, c'est un coup de malchance. Deux fois, cela signifie que votre feuille ne garantit plus la disponibilité.
• Vous confirmez les réservations dans la soirée. Chaque demande implique : ouvrir le fichier, vérifier la date, envoyer un e-mail ou un message, établir une facture, relancer le client pour le paiement. À raison de dix réservations par semaine, cela représente une soirée perdue.
• Quelqu'un travaille avec vous. Lorsque deux personnes travaillent sur une même feuille de calcul, cela entraîne des cellules écrasées et deux versions de la vérité.
• Les clients demandent s'ils peuvent réserver en ligne. Ou pire encore : ils ne se renseignent pas et réservent auprès d'un concurrent qui propose ce service.
• Votre déclaration de TVA tourne au jeu de piste. Vous rassemblez les factures provenant de vos e-mails, de vos fichiers Excel et de vos relevés bancaires, au lieu de procéder à une seule exportation.

Vous en reconnaissez au moins deux ? Alors passer à un logiciel vous coûtera probablement moins cher que de continuer ainsi. Pour savoir ce que coûte un logiciel de location et comment comparer les éditeurs, consultez notre article sur le coût des logiciels de location.

D'Excel au logiciel en cinq étapes

Changer de système ne doit pas nécessairement prendre des semaines. Voici la marche à suivre :

Étape 1 : mettez de l'ordre dans votre liste de produits

Supprimez les produits que vous ne louez plus, indiquez le stock et le prix de location par période pour chaque produit, et optez pour un système de dénomination unique. C'est également le moment de définir vos tarifs journaliers, de week-end et hebdomadaires si vous ne l'avez pas encore fait.

Étape 2 : choisissez un logiciel et importez vos produits

Choisissez un système capable de lire les produits à partir d'un fichier. Dans Be-Bookable, vous importez les produits à partir d'un fichier CSV ou Excel et définissez, pour chaque produit, le stock, les tarifs de location et le temps tampon avant et après une réservation.

Étape 3 : transférez les réservations en cours

Saisissez manuellement les réservations déjà confirmées sous forme de commandes, avec le bon client et la bonne période. Pour un calendrier normal, cela représente une heure de travail, et dès ce moment le système protège aussi la disponibilité sur ces périodes.

Étape 4 : faites tourner les deux en parallèle pendant deux semaines

Conservez votre feuille de calcul à côté du système pendant un certain temps. Chaque nouvelle réservation est enregistrée dans les deux. Au bout de deux semaines, vous saurez si les stocks, les prix et les e-mails sont corrects, et vous oserez alors vous passer de la feuille de calcul.

Étape 5 : activez la boutique en ligne

Désormais, laissez vos clients réserver et payer eux-mêmes. Les nouvelles réservations arrivent sans que vous ayez à ressaisir quoi que ce soit.

Qu'est-ce qui change après la transition ?

• La disponibilité se protège toute seule. Un produit déjà loué à une date donnée ne peut pas être réservé à nouveau pour cette même date, même par vous-même.
• La confirmation et la facturation s'effectuent automatiquement. Le client reçoit un e-mail de confirmation à chaque statut de commande et une facture au format PDF; vous n'avez rien à retaper.
• Une vue d'ensemble au lieu de trois onglets. Dans gestion des commandes vous voyez toutes les réservations sous forme de tableau, de calendrier ou de tableau de suivi, et vous faites glisser une commande vers son statut suivant.
• Des chiffres sans formules. Rapports affichent le chiffre d'affaires, les commandes, les clients fidèles et vos produits les plus loués, comparés à l'année dernière.
• Travailler à plusieurs sans rien écraser. Des membres d'équipe avec leurs propres rôles ne voient que ce dont ils ont besoin.
• Comptabilité en une seule exportation. Vos commandes sont transmises à votre comptable sous forme de fichier d'exportation, et non plus sous forme de factures isolées provenant de votre boîte de réception.

Restez simple : une routine hebdomadaire de dix minutes

Le logiciel se charge du travail, mais pas de la responsabilité. Une petite routine fixe vous permet de garder votre administration bien organisée :

• Lundi : ouvrez le tableau de suivi, regardez ce qui part et ce qui revient cette semaine, et passez les commandes prêtes au bon statut.
• Après chaque retour : vérifiez l'article, notez les éventuels dommages dans une note interne sur la commande et marquez la commande comme terminée.
• Fin du mois : lancez l'export pour votre comptable et regardez dans les rapports quels produits étaient souvent loués et lesquels sont restés inutilisés.

C'est tout. Tout ce qui est répétitif, laissez le système s'en charger ; tout ce qui nécessite un jugement, faites-le vous-même.