Dans la location, tout tourne autour du calendrier. Un produit qui part le vendredi ne peut être reloué qu'une fois revenu, nettoyé et vérifié. Tant que vous suivez cela de tête ou dans un tableur, cela finit un jour par mal tourner : une double réservation, un client devant une porte fermée ou une tente encore mouillée dans la remorque. Cet article vous montre comment organiser la planification des locations pour que le calendrier se protège tout seul.
En résumé
- La planification des locations se calcule en temps, pas en unités : est disponible tout ce qui n'est pas loué à cette date, y compris le temps avant et après.
- La plupart des doubles réservations viennent d'un temps tampon oublié, de listes séparées par canal et de confirmations sans vérification.
- Définissez le temps tampon, le délai minimum et les horaires d'ouverture par produit : un client ne peut alors choisir que ce qui est réellement possible.
- Planifiez les remises à partir d'un seul aperçu hebdomadaire : ce qui part, ce qui revient et ce qui doit encore être nettoyé.
Sommaire
Qu'est-ce que la planification des locations ?
La planification des locations consiste à savoir quel produit est disponible à quel moment, et à protéger cette disponibilité à chaque nouvelle réservation. La différence avec une boutique en ligne classique, c'est le temps. Un produit vendu est parti ; un produit loué revient et peut repartir. Votre stock n'est pas « dix tentes de réception », mais « dix tentes de réception, dont trois libres le 14 juin ».
Une bonne planification répond à tout moment à trois questions :
- Est-ce libre ? Combien d'unités sont encore disponibles sur la période demandée ?
- Est-ce prêt ? Y a-t-il assez de temps entre deux réservations pour nettoyer, vérifier et transporter ?
- Est-ce faisable à ce moment-là ? Êtes-vous ouvert le jour du retrait et du retour, et avez-vous assez de temps pour préparer la commande ?
D'où viennent les doubles réservations
Une double réservation est rarement due à la malchance. Le plus souvent, elle vient de l'une de ces cinq causes :
- Pas de temps tampon. La tente revient le lundi matin et repart le lundi après-midi. Libre sur le papier, encore mouillée en réalité.
- Des canaux séparés. Une réservation par téléphone, une via Instagram et une via votre site, chacune dans sa propre liste.
- Confirmer sans vérifier. Répondre vite « pas de souci » le samedi soir et ne regarder le calendrier que le lundi.
- Un stock par produit au lieu de par unité. Vous avez trois châteaux gonflables, mais l'un est en réparation et apparaît toujours comme disponible.
- Deux personnes, deux versions. Vous et un collègue travaillez dans le même tableur et écrasez mutuellement vos lignes.
Les cinq se règlent de la même façon : un seul système qui compte par date, alimente tous les canaux et n'accepte une réservation que si elle est réellement possible.
Le stock par date : la base
Commencez par votre stock. Indiquez pour chaque produit le nombre d'unités dont vous disposez, ainsi que le minimum et le maximum qu'un client peut louer par réservation. Dès lors, chaque réservation déduit le stock sur les jours qu'elle couvre, puis le rétablit au retour.
Dans Be-Bookable, vous voyez cela par produit dans un calendrier des disponibilités par jour. Un chiffre fixe signifie disponible à coup sûr. Une fourchette, par exemple « 2-3 », signifie qu'une unité tombe ce jour-là dans le temps tampon d'une autre réservation : elle sera peut-être là, mais vous partez du principe qu'elle ne le sera pas.
| Situation | Ce que voit le client |
|---|---|
| Toutes les unités louées un jour donné | Ce jour ne peut pas être choisi dans le calendrier |
| Deux sur cinq encore libres | Le client peut en réserver deux au maximum |
| Unité de retour le matin, temps tampon d'un jour | Disponible seulement le lendemain |
| Boutique fermée le jour du retrait | Ce jour ne peut pas être choisi comme début ou fin |
Temps tampon et délai minimum
Le temps tampon est le temps dont vous avez besoin entre deux réservations de la même unité. Vous le définissez avant et après chaque réservation : une heure pour un vélo que vous vérifiez rapidement, une journée pour une tente de réception qui doit sécher, deux jours pour un château gonflable que vous devez aussi transporter.
- Temps tampon avant : le temps de sortir le produit du stock, de le charger et de le livrer.
- Temps tampon après : le temps de récupérer, nettoyer, vérifier et réparer.
- Délai minimum : combien de temps à l'avance un client doit réserver au minimum. Si vous livrez vous-même, un délai d'un jour évite qu'on réserve une tente à dix heures du soir pour le lendemain matin.
Commencez large et ajustez. Un temps tampon trop long vous coûte tout au plus une réservation. Un temps tampon trop court vous coûte un client.
Horaires d'ouverture et jours de fermeture
Un client ne peut retirer et rendre un produit que lorsque vous êtes là. Définissez donc vos horaires d'ouverture par jour de la semaine et cochez les jours où vous êtes fermé. Les groupes de produits que vous remettez à d'autres moments, par exemple les bateaux uniquement le week-end, ont leurs propres horaires d'ouverture.
Pour les vacances, vous enregistrez une période de fermeture. Attention : un jour de fermeture au milieu d'une période de location en cours ne bloque pas cette réservation. Une personne qui loue du vendredi au mardi garde le produit pendant votre lundi de fermeture ; seuls le jour de début et le jour de fin doivent tomber un jour d'ouverture.
Ne laissez les clients choisir que ce qui est possible
La meilleure planification est celle où un client ne peut pas faire de réservation impossible. Cela signifie :
- Un calendrier qui affiche la disponibilité réelle. Les jours sans stock, compris dans un temps tampon ou tombant un jour de fermeture ne peuvent pas être choisis.
- Recherche par date. Si vous louez pour des événements, laissez les clients choisir d'abord leur date. Ils ne voient alors que les produits libres ce jour-là, avec le nombre encore disponible.
- Des durées de location adaptées à votre produit. À l'heure pour un SUP, à la journée pour un vélo, au week-end pour une tente. Un client qui choisit une durée fixe ne crée pas de trous dans votre calendrier.
- Le paiement à la réservation. Un paiement en ligne rend la réservation définitive et empêche quiconque de bloquer un week-end « en option ».
Planifier la remise et le retour : la routine hebdomadaire
Une fois que les réservations arrivent toutes seules, votre planification se déplace vers l'exécution : qu'est-ce qui part cette semaine, qu'est-ce qui revient et que faut-il faire entre les deux ? Dans gestion des commandes , vous voyez toutes les commandes sous forme de tableau, de calendrier ou de tableau de suivi avec des colonnes Réservée, À traiter, Active et Terminée.
- Lundi : ouvrez le calendrier et listez les remises de la semaine. Préparez à l'avance les accessoires et les packs.
- Chaque matin : faites glisser les commandes prêtes vers le statut suivant. Le client reçoit automatiquement un e-mail pour chaque statut.
- À chaque retour : vérifiez le produit, notez les éventuels dégâts dans une note interne et marquez la commande comme terminée.
- Fin du mois : regardez quels produits étaient toujours loués et lesquels sont restés inutilisés. Achetez davantage des premiers, vendez ou mettez en avant les seconds.
Liste de contrôle : une planification des locations en ordre
- Stock par produit renseigné, y compris le minimum et le maximum par réservation
- Unités en réparation retirées du stock
- Temps tampon avant et après défini par produit
- Délai minimum défini si vous livrez vous-même
- Horaires d'ouverture par jour et jours de fermeture renseignés
- Périodes de fermeture pour les vacances enregistrées
- Tous les canaux de réservation arrivent dans un seul système
- Paiement en ligne à la réservation activé
- Routine hebdomadaire fixe pour la remise et le retour
Questions fréquentes sur la planification des locations
Comment éviter les doubles réservations dans la location ?
Faites arriver toutes les réservations dans un seul système qui suit le stock par date, et définissez un temps tampon par produit pour le nettoyage et le transport. Un client ne peut alors choisir un produit que les jours où il est vraiment libre, et vous ne pouvez pas non plus faire de double réservation par erreur.
Quel temps tampon prévoir entre deux réservations ?
Le temps nécessaire pour récupérer, nettoyer, vérifier et livrer à nouveau le produit. Pour un vélo, une heure suffit souvent ; pour une tente de réception ou un château gonflable, comptez une journée. Commencez large et réduisez le temps tampon une fois que vous voyez que c'est faisable plus vite.
Peut-on gérer la planification des locations dans Excel ?
Avec quelques produits et une poignée de réservations par semaine, oui. Dès que vous avez plusieurs canaux, que vous travaillez avec des collègues ou que vous voulez que vos clients réservent en ligne, la tenue du tableur coûte plus de temps qu'elle n'en fait gagner et le risque de doubles réservations augmente.
Que se passe-t-il pour une réservation qui couvre un jour de fermeture ?
Elle reste valable. Un jour de fermeture au milieu d'une période de location ne bloque pas la réservation ; seuls les jours de retrait et de retour doivent tomber un jour d'ouverture.
Les clients peuvent-ils d'abord choisir une date ?
Oui. Dans Be-Bookable, réglez le début de la réservation sur « Date d'abord » ou « Les deux ». La boutique affiche alors une barre de recherche où les clients choisissent d'abord leur période, puis ne voient que les produits disponibles à ce moment-là.
Combien coûte un logiciel de planification des locations ?
Pour une petite entreprise de location, entre 20 et 100 euros par mois, selon le modèle tarifaire. Vous trouverez une comparaison de huit éditeurs dans l'article sur le coût des logiciels de location.
Laissez le calendrier travailler
Mettez vos produits en ligne dès aujourd'hui avec temps tampon et horaires d'ouverture, et voyez à quoi ressemble votre planification dans un mois.
